Att starta eget företag innebär att ta hand om betydligt mer än den egentliga verksamhetsidén. Bokföring är en av de administrativa uppgifter som många nya företagare underskattar, både i tidsåtgång och i betydelse. God ordning på siffrorna gör det lättare att följa upp lönsamhet, betala rätt skatt och undvika obehagliga överraskningar när deklarationen ska lämnas in.

Den här artikeln går igenom vad bokföring faktiskt innebär, vilka regler som gäller och hur en nystartad verksamhet kan lägga upp sina rutiner från början.

Vad bokföring innebär

Bokföring är den löpande registreringen av företagets ekonomiska händelser, till exempel försäljning, inköp, löner och betalningar. Varje affärshändelse ska dokumenteras med en verifikation, oftast en faktura eller ett kvitto, som visar vad som hänt, när det hänt och hur mycket pengar som är inblandade. Genom att samla dessa verifikationer och registrera dem i ett bokföringssystem byggs en samlad bild av företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder.

Syftet är dels att ge företagaren själv överblick över ekonomin, dels att uppfylla lagkrav. I Sverige regleras bokföringsskyldigheten i bokföringslagen, och den gäller i princip alla som driver näringsverksamhet, oavsett företagsform. Enskilda firmor, handelsbolag och aktiebolag omfattas alla av kravet, även om detaljerna kring hur redovisningen ska avslutas skiljer sig åt.

Löpande bokföring och verifikationer

Grundprincipen är att alla affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, och senast vid en viss tidpunkt beroende på verksamhetens storlek. För en enskild firma med enklare förhållanden kan det räcka att bokföra kvartalsvis, medan större verksamheter normalt bokför löpande varje månad. Oavsett intervall är det viktigt att inte samla kvitton och fakturor i en hög under ett helt år, eftersom det både gör arbetet svårare och ökar risken för att underlag försvinner.

Varje verifikation ska innehålla uppgifter om när den skapades, vad den avser, vilket belopp det handlar om och vilken motpart som är inblandad. Kvitton, fakturor och kontoutdrag är de vanligaste typerna av underlag. Numera sker mycket av detta digitalt, där bokföringsprogram automatiskt hämtar in kvitton via foto eller kopplar samman bankkonton med bokföringen, vilket minskar risken för att underlag tappas bort.

Kontoplan och dubbel bokföring

De flesta företag i Sverige använder sig av dubbel bokföring, vilket innebär att varje affärshändelse registreras på minst två konton, ett debet och ett kredit. Principen kan upplevas krånglig i början, men den bygger på att pengar alltid kommer någonstans ifrån och går någonstans, och att bokföringen ska spegla båda sidorna av varje transaktion.

För att strukturera bokföringen används en kontoplan, en lista med konton för olika typer av intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. I Sverige är BAS-kontoplanen den mest använda standarden, och de flesta bokföringsprogram är redan förinställda enligt den. Som ny företagare behöver man sällan bygga upp en egen kontoplan från grunden, utan kan istället lära sig vilka konton som är relevanta för den egna verksamheten efter hand.

Att välja bokföringsmetod

Det finns två huvudsakliga sätt att redovisa affärshändelser: kontantmetoden och faktureringsmetoden. Kontantmetoden innebär att intäkter och kostnader bokförs när betalningen sker, medan faktureringsmetoden innebär att de bokförs redan när fakturan skickas eller tas emot, oavsett när betalningen faktiskt görs.

Mindre företag med en omsättning under en viss gräns får använda kontantmetoden under året, men måste ändå bokföra samtliga obetalda fakturor vid bokslutet så att det årets resultat blir korrekt. Större företag är skyldiga att använda faktureringsmetoden löpande. Valet av metod påverkar hur ofta man behöver stämma av obetalda kund- och leverantörsfakturor, och det är därför värt att fundera över vilken metod som passar den egna verksamhetens storlek och komplexitet.

Skillnaden mellan bokföring och bokslut

Löpande bokföring och bokslut är två olika delar av redovisningsarbetet. Den löpande bokföringen handlar om att registrera affärshändelser under året, medan bokslutet är den sammanställning som görs vid räkenskapsårets slut. I bokslutet summeras årets resultat, och en balansräkning upprättas som visar företagets tillgångar och skulder vid en given tidpunkt.

För enskilda firmor och mindre handelsbolag räcker det ofta med ett förenklat årsbokslut, medan aktiebolag alltid måste upprätta en fullständig årsredovisning som följer årsredovisningslagens regler. Årsredovisningen ska sedan skickas in till Bolagsverket, vilket är ett krav som skiljer aktiebolag från enklare företagsformer.

Praktiska tips för nya företagare

Många nya företagare väljer att sköta bokföringen själva i början, särskilt om verksamheten är liten och överskådlig. Det finns flera digitala bokföringsprogram anpassade för enskilda firmor och mindre aktiebolag, där mallar och automatiserade funktioner gör mycket av arbetet enklare. Samtidigt är det vanligt att anlita en redovisningskonsult eller revisor, antingen för hela bokföringen eller enbart för att få hjälp med bokslut och deklaration.

Oavsett vilken lösning man väljer är det bra att skilja på företagets och privatpersonens ekonomi redan från start, genom att öppna ett separat bankkonto för verksamheten. Det gör det betydligt lättare att hålla ordning på transaktionerna och undviker sammanblandning som annars kan skapa problem längre fram.

Att sätta upp rutiner tidigt, till exempel en fast dag i månaden för att gå igenom kvitton och fakturor, sparar tid och minskar stressen inför deklaration och bokslut. Bokföring behöver inte vara komplicerat, men det kräver kontinuitet och en grundläggande förståelse för varför siffrorna ser ut som de gör.