Att starta eget företag innebär att ta hand om betydligt mer än den egentliga verksamhetsidén. Bokföring är en av de administrativa uppgifter som många nya företagare underskattar, både i tidsåtgång och i betydelse. God ordning på siffrorna gör det lättare att följa upp lönsamhet, betala rätt skatt och undvika obehagliga överraskningar när deklarationen ska lämnas in.

Den här artikeln går igenom vad bokföring faktiskt innebär, vilka regler som gäller och hur en nystartad verksamhet kan lägga upp sina rutiner från början.

Vad bokföring innebär

Bokföring är den löpande registreringen av företagets ekonomiska händelser, till exempel försäljning, inköp, löner och betalningar. Varje affärshändelse ska dokumenteras med en verifikation, oftast en faktura eller ett kvitto, som visar vad som hänt, när det hänt och hur mycket pengar som är inblandade. Genom att samla dessa verifikationer och registrera dem i ett bokföringssystem byggs en samlad bild av företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder.

Syftet är dels att ge företagaren själv överblick över ekonomin, dels att uppfylla lagkrav. I Sverige regleras bokföringsskyldigheten i bokföringslagen, och den gäller i princip alla som driver näringsverksamhet, oavsett företagsform. Enskilda firmor, handelsbolag och aktiebolag omfattas alla av kravet, även om detaljerna kring hur redovisningen ska avslutas skiljer sig åt.

Löpande bokföring och verifikationer

Grundprincipen är att alla affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, och senast vid en viss tidpunkt beroende på verksamhetens storlek. För en enskild firma med enklare förhållanden kan det räcka att bokföra kvartalsvis, medan större verksamheter normalt bokför löpande varje månad. Oavsett intervall är det viktigt att inte samla kvitton och fakturor i en hög under ett helt år, eftersom det både gör arbetet svårare och ökar risken för att underlag försvinner.

Varje verifikation ska innehålla uppgifter om när den skapades, vad den avser, vilket belopp det handlar om och vilken motpart som är inblandad. Kvitton, fakturor och kontoutdrag är de vanligaste typerna av underlag. Numera sker mycket av detta digitalt, där bokföringsprogram automatiskt hämtar in kvitton via foto eller kopplar samman bankkonton med bokföringen, vilket minskar risken för att underlag tappas bort.

Kontoplan och dubbel bokföring

De flesta företag i Sverige använder sig av dubbel bokföring, vilket innebär att varje affärshändelse registreras på minst två konton, ett debet och ett kredit. Principen kan upplevas krånglig i början, men den bygger på att pengar alltid kommer någonstans ifrån och går någonstans, och att bokföringen ska spegla båda sidorna av varje transaktion.

För att strukturera bokföringen används en kontoplan, en lista med konton för olika typer av intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. I Sverige är BAS-kontoplanen den mest använda standarden, och de flesta bokföringsprogram är redan förinställda enligt den. Som ny företagare behöver man sällan bygga upp en egen kontoplan från grunden, utan kan istället lära sig vilka konton som är relevanta för den egna verksamheten efter hand.

Att välja bokföringsmetod

Det finns två huvudsakliga sätt att redovisa affärshändelser: kontantmetoden och faktureringsmetoden. Kontantmetoden innebär att intäkter och kostnader bokförs när betalningen sker, medan faktureringsmetoden innebär att de bokförs redan när fakturan skickas eller tas emot, oavsett när betalningen faktiskt görs.

Mindre företag med en omsättning under en viss gräns får använda kontantmetoden under året, men måste ändå bokföra samtliga obetalda fakturor vid bokslutet så att det årets resultat blir korrekt. Större företag är skyldiga att använda faktureringsmetoden löpande. Valet av metod påverkar hur ofta man behöver stämma av obetalda kund- och leverantörsfakturor, och det är därför värt att fundera över vilken metod som passar den egna verksamhetens storlek och komplexitet.

Skillnaden mellan bokföring och bokslut

Löpande bokföring och bokslut är två olika delar av redovisningsarbetet. Den löpande bokföringen handlar om att registrera affärshändelser under året, medan bokslutet är den sammanställning som görs vid räkenskapsårets slut. I bokslutet summeras årets resultat, och en balansräkning upprättas som visar företagets tillgångar och skulder vid en given tidpunkt.

För enskilda firmor och mindre handelsbolag räcker det ofta med ett förenklat årsbokslut, medan aktiebolag alltid måste upprätta en fullständig årsredovisning som följer årsredovisningslagens regler. Årsredovisningen ska sedan skickas in till Bolagsverket, vilket är ett krav som skiljer aktiebolag från enklare företagsformer.

Praktiska tips för nya företagare

Många nya företagare väljer att sköta bokföringen själva i början, särskilt om verksamheten är liten och överskådlig. Det finns flera digitala bokföringsprogram anpassade för enskilda firmor och mindre aktiebolag, där mallar och automatiserade funktioner gör mycket av arbetet enklare. Samtidigt är det vanligt att anlita en redovisningskonsult eller revisor, antingen för hela bokföringen eller enbart för att få hjälp med bokslut och deklaration.

Oavsett vilken lösning man väljer är det bra att skilja på företagets och privatpersonens ekonomi redan från start, genom att öppna ett separat bankkonto för verksamheten. Det gör det betydligt lättare att hålla ordning på transaktionerna och undviker sammanblandning som annars kan skapa problem längre fram.

Att sätta upp rutiner tidigt, till exempel en fast dag i månaden för att gå igenom kvitton och fakturor, sparar tid och minskar stressen inför deklaration och bokslut. Bokföring behöver inte vara komplicerat, men det kräver kontinuitet och en grundläggande förståelse för varför siffrorna ser ut som de gör.

En affärsplan är verktyget som tvingar fram svar på frågor de flesta företagare helst skjuter upp: vem är kunden, hur tjänar bolaget pengar och vad krävs för att verksamheten ska överleva de första åren. En plan som bara ligger i en pärm gör ingen nytta. Den ska användas löpande, uppdateras när förutsättningarna förändras och fungera som underlag när banker, investerare eller samarbetspartners ska övertygas.

Många drar sig för att skriva affärsplan eftersom det uppfattas som ett teoretiskt moment innan det riktiga arbetet börjar. I praktiken är det tvärtom. En genomarbetad plan minskar risken för kostsamma missbedömningar och gör det lättare att prioritera rätt när tiden och kapitalet är begränsat.

Vad en affärsplan faktiskt ska svara på

En affärsplan behöver inte vara lång för att vara bra. Det viktiga är att den besvarar ett antal centrala frågor på ett sätt som går att verifiera och räkna på. Vilket problem löser företaget? Vilka är kunderna, och varför skulle de välja just detta erbjudande framför alternativen som redan finns? Hur ser intäktsmodellen ut, och vad kostar det att driva verksamheten fram till dess att den bär sig själv?

Planen ska också visa att grundaren förstår sin bransch. Det handlar om konkurrenter, prisnivåer, leverantörsberoenden och de regler som gäller för verksamheten. En plan som saknar denna branschkunskap uppfattas snabbt som ogenomtänkt av den som ska bedöma den, oavsett hur bra själva affärsidén är.

Sammanfattningen som ska övertyga på en sida

Den sammanfattande delen, ofta kallad executive summary, läses först och avgör ofta om resten av dokumentet läses alls. Här ska affärsidén, målgruppen, marknaden och det ekonomiska målet rymmas på ungefär en sida. Undvik att fylla sammanfattningen med visioner och stora ord. Konkreta siffror och en tydlig beskrivning av vad företaget gör väger tyngre än formuleringar om att bli marknadsledande eller revolutionera en bransch.

Det är ofta lättare att skriva sammanfattningen sist, när resten av planen är klar. Då blir det tydligare vilka delar som faktiskt är avgörande att lyfta fram och vilka som är stödjande material längre bak i dokumentet.

Marknad och kunder måste beskrivas konkret

Ett vanligt problem i affärsplaner är att marknadsavsnittet blir för allmänt hållet. Att peka på en stor total marknad säger lite om företagets faktiska möjligheter. Mer relevant är att beskriva den avgränsade del av marknaden som verksamheten realistiskt kan nå de första åren, och att motivera varför just den delen är rätt att börja i.

Kundbeskrivningen bör vara så specifik att den går att agera på. Istället för att skriva att målgruppen är ”småföretag” går det att beskriva bransch, storlek, geografiskt läge och det behov som gör att just dessa företag skulle vara intresserade av erbjudandet. Ju tydligare bilden av kunden är, desto lättare blir det senare att bygga marknadsföring och säljprocess kring den.

Konkurrentanalysen ska vara ärlig. Att hävda att företaget saknar konkurrenter är sällan trovärdigt och tolkas oftast som att marknaden inte är tillräckligt undersökt. Mer relevant är att visa vilka alternativ kunden har idag, inklusive att inte göra någonting alls, och varför det nya erbjudandet ändå är attraktivt.

Affärsmodell och prissättning

Affärsmodellen beskriver hur pengar faktiskt kommer in i företaget. Det räcker inte att beskriva produkten eller tjänsten, planen måste också visa hur den prissätts, hur ofta kunden betalar och vilka kostnader som är kopplade till att leverera erbjudandet. Skillnaden mellan en engångsförsäljning och en återkommande intäkt, till exempel via abonnemang, får stora konsekvenser för hur verksamheten behöver finansieras och byggas upp.

Prissättningen bör motiveras utifrån både kostnader och vad marknaden är villig att betala, inte enbart utifrån vad grundaren själv tycker känns rimligt. Det är också värt att beskriva hur priset kan komma att förändras när volymerna växer eller när konkurrensen ökar.

Ekonomiska prognoser som håller för granskning

Den ekonomiska delen av affärsplanen är ofta den som granskas mest kritiskt, särskilt om planen ska användas för att söka finansiering. Här behövs en resultatbudget, en likviditetsbudget och en beskrivning av vilket kapital som krävs för att komma igång. Prognoserna ska bygga på antaganden som går att förklara och försvara, inte på önsketänkande om snabb tillväxt.

Det är ofta klokt att räkna på flera scenarier: ett försiktigt, ett realistiskt och ett mer optimistiskt. Det visar att grundaren har tänkt igenom vad som händer om försäljningen kommer långsammare igång än planerat, och vilka åtgärder som då finns tillgängliga. En plan som bara visar ett scenario, där allt går enligt förväntan, uppfattas ofta som mindre trovärdig.

Del av planen	Vad den ska visa
Sammanfattning	Affärsidé, målgrupp och ekonomiskt mål i korthet
Marknad och kunder	Avgränsad målgrupp och verklig konkurrenssituation
Affärsmodell	Hur intäkter uppstår och vad de kostar att generera
Ekonomi	Budget, kapitalbehov och olika utfallsscenarier

En plan som lever med företaget

En affärsplan som skrivs en gång och sedan aldrig öppnas igen förlorar snabbt sitt värde. Marknader förändras, kunder beter sig annorlunda än väntat och kostnader visar sig ibland vara högre än beräknat. Det är därför rimligt att se planen som ett dokument som uppdateras regelbundet, gärna i samband med att räkenskapsåret avslutas eller när verksamheten når viktiga milstolpar.

Genom att gå tillbaka till planen och jämföra utfall med prognos går det att se vilka antaganden som höll och vilka som behöver justeras. Den lärdomen är ofta minst lika värdefull som planen i sig, eftersom den bygger upp en allt bättre förmåga att bedöma den egna verksamhetens förutsättningar över tid.

Kontorslokaler kan ha charmen att ha stora planlösningar, stora fönster och rymliga kök. Men alla kontor är inte lika moderna eller lyckligt lottade. Men med tålamod och långsiktig planering kan du hitta något att hyra som kommer passa dig en lång tid framöver, där dina medarbetare kommer trivas.
Det finns många anledningar till varför du kan behöva hyra kontor. Till exempel kanske verksamheten har expanderat och resulterat i fler anställda. Eller så kanske du helt enkelt behöver byta destination för kontoret. Genom att hyra kontor behöver du inte känna dig låst och bunden på samma sätt som när du köper en lokal. Det finns dessutom gott om bra lokaler runtomkring i landet där hyran är mer än förmånlig. För den som behöver ha närhet till stadens centrum brukar det finnas både centralt belägna kontor men även lokaler längre bort fast i anslutning till lokaltrafik.

Olika typer av lokaler och kontor

Beroende på i vilken del av Sverige som du bedriver verksamhet i varierar utbudet av lokaler och kontor. I och runtomkring större städer som Stockholm, Göteborg och Malmö är utbudet oftast stort, men hyrorna är inte sällan högre. Det kan vara värt att överväga att hyra in sig i ett kontorsrum och inte en hel lokal. Detta kan vara ett bra alternativ för mindre företag som inte behöver så mycket utrustning mer än skrivare och datorer. Det finns naturligtvis även stora affärslokaler både i centrum och mer i utkanten för den som behöver ha tillgång till stora lager och liknande.

När du ska hyra kontor är det viktigt att du kollar igenom exakt vad du behöver. Det kan handla om flera olika kontorsrum för dina anställda, bra lagerutrymmen och lastbryggor. Behov varierar en hel del beroende på vilken bransch du arbetar i. För dig som har en klädbutik är lagret en viktig del av verksamheten, likaså läget. Allt sådant är bra att kolla upp så att du blir så nöjd som möjligt med ditt nya kontor. Det finns flera bra hemsidor där du kan hitta olika sorters kontor och lokaler runtom i landet. Här kan du ofta hitta bra information till hyresvärdar också.

Ska du flytta till Stockholm från landsbygden, eller vice versa? Eller ska du flytta till ett helt annat land, eller kanske inom samma stad? Att känna nervositet inför en flytt kan man göra, oavsett hur långt flyttlasset faktiskt gå.

Av naturliga skäl kan en starkare flyttångest infinna sig för den som ska flytta till en ny stad. Säg till exempel att du ska flytta från Kiruna till Stockholm – du behöver då anpassa dig till en helt ny miljö, skapa nya relationer och kanske leva upp till höga krav på ett nytt jobb eller en ny skola. Sannolikt är det en uppgift som de flesta känner viss nervositet inför.

1. Lär känna staden du flyttar till. Ska du flytta till Stockholm? Läs på om de olika stadsdelarna, området som ditt boende ligger i och prata med folk som bor där. Kanske har du några bekanta, som kan hjälpa dig att ”landa” ordentligt i staden?
2. Ta hjälp med det praktiska.Flyttstädning? Flyttfirma? Den som redan känner en viss stress för att flytta, kan bli ännu mer stressad när det är dags för de praktiska göromålen. En flyttstädning är exempel på något som många gärna slipper, men det är givetvis vanligt att man anlitar hjälp även för ned- och uppackning samt transport av bohaget. Att hitta hjälp med dessa tjänster är enkelt – sök på fraser i stil med ”flyttstädning i Stockholm offerter” och anlita en bra firma. För andra kan det dock vara tvärtom – att genomföra en grundlig flyttstädning kan till och med vara ett sätt att rensa tankarna och lugna ned sig.
3. Inte slutet på dina nära relationer. Att du flyttar iväg från din stad behöver inte innebära slutet på relationer, i synnerhet inte nära relationer. Fokusera istället på anledningen varför du flyttar. Säkerligen kommer du att lära känna nya människor, oh ta ett steg närmre det liv du vill ha – oavsett om det så är ett visst jobb, eller en examen.

Lycka till med flytten!